Workflow é um termo em inglês que traduzido para a Língua Portuguesa possui o significado de fluxo de trabalho.
Também conhecido como conjunto sequente de regras e passos necessários para a automatização de processos de negócios que permitam à transmissão e compartilhamento, indo de uma pessoa à outra.
Sinônimos: Dividir, ajudar, tomar parte de algo, participar de algo, partilhar algo, compartir algo, repartir, participar, comunicar, informar, lidar, notificar e transmitir.
Antônimos: excluir e egoísta.
“Apenas com verdadeiros amigos compartilharei minha vida”!
“Compartilharei meus bens apenas com meus filhos, antes de falecer”!
“Compartilhe o alimento com as crianças primeiro e depois com os adultos”.
“O teu conhecimento é muito precioso, compartilhe com seus funcionários”.
Várias atividades do processo do negócio são identificadas para a automação, a saber: controle de dados associados aos fluxos e regras de procedimentos para ativação do fluxo durante o processo.
A automação acima citada compreende tarefas e informações que são partilhadas de um participante para o outro, conforme o conjunto de procedimentos escolhidos.
Existe forte ligação entre processos de negócios e tecnologia e o Workflow onde a relação entre os destinatários é induzida.
A tecnologia por sua vez possui o valioso papel de estabelecer a ligação e comunicação entre escritórios administrativos junto às unidades de produção, inserindo assim, a tecnologia organizacional que conecta todos os envolvidos nos sistemas empresariais.
Ao usuário do Workflow também é importante optar pelo WFMS (Workflow Management Systems) que são programas e sistemas de informática criados para auxiliar e gerenciar, com a garantia de que todos os processos seguirão sequencialmente.
O Workflow lida diretamente com as pessoas e o WFMS lida exclusivamente com a tecnologia, decorrente da necessidade de estabelecer formalmente todas as atividades empresariais executadas.
Primeiramente objetos são combinações de instruções e dados para serem processados e visualizados aos usuários na tomada de decisões. Dados que permitem a visualização completa e complexa das organizações empresariais, permitindo a partir de então reais diagnósticos.
Como característica tem-se o envolvimento estruturado e repetitivo com regras de coordenação de tarefas para melhor organização, alcance de metas e maior produtividade.
O ponto crucial do Workflow é a definição ordenada de condições e execuções das tarefas, apresentando em que momento deverão iniciar-se e encerrar-se, define também as ferramentas necessárias à consecução das atividades, exemplo: com quantas pessoas e computadores estas tarefas serão executadas, amparando e podando qualquer situação prejudicial.
Muitos são os benefícios do Workflow, a prática constante e contínua no ambiente empresarial com o tempo, trará crescimento permanente da produtividade, controle administrativo, transparências em todos os processos, redução de custos, aumento de lucro e geração de evidências claras e ricas em informação produtiva.
Resumidamente o Workflow leva a seus usuários a minimização de erros, redução dos ciclos produtivos, melhora as condições de trabalho e direciona automaticamente as documentações e orientações necessárias a cada atividade específica da cadeia de produção.
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