O DANFE é um novo documento criado pelas Secretarias Estaduais da Fazenda. DANFE significa “Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica”, e é utilizado somente para acompanhar a movimentação de qualquer mercadoria em caminhões de carga e outros meios. Trata-se de uma imagem gráfica simplificada da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), feita em papel tipo A4 (folha de sulfite), tendo um código de acesso para consulta da Nota Fiscal Eletrônica na internet e um código de barras para facilitar a consulta de informações pelas unidades fiscais.
É preciso ficar atento que o DANFE não é a nota fiscal e também não é um documento substituto da nota fiscal. É simplesmente um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, para a consulta na internet, já que contém a chave de acesso e permite verificar a existência da NF-e através dos sites da Secretaria da Fazenda e do Ambiente Nacional (SEFAZ e RFB, respectivamente.
Implantação do DANFE
A NF-e está sendo implantada de forma gradual em todo o Brasil e se tornará obrigatória para todas as empresas que fazem transações com outras empresas. Assim, não é destinada ao público consumidor, e sim para comprovação de compra e venda de mercadorias entre empresas clientes e empresas fornecedoras.
Para uma empresa saber se é obrigada a implantar a NF-e e, consequentemente utilizar o DANFE, é necessário primeiro saber através dos sites das Secretarias da Fazenda estaduais qual é sua situação fiscal, verificando pelo CNAE (Código Nacional de Atividade Econômica).
Claro que também o contador da empresa estará atento a isso, não deixando passar os prazos estabelecidos pela legislação tributária.
O segundo passo é a compra do certificado digital, que vai possibilitar o acesso ao sistema de emissão das notas, fornecido gratuitamente pela Secretaria da Fazenda ou podendo ser comprado ou alugado de alguma empresa criadora de sistemas digitais. Esse certificado, renovável de tempos em tempos (pode-se adquirir até pelo prazo de três anos), irá permitir à empresa adequar-se à legislação e trabalhar tranquilamente com suas emissões de notas fiscais eletrônicas.
Esse certificado digital é um dispositivo necessário para atestar as notas emitidas, isto é, garantir que a empresa está realizando o envio das mercadorias, garantindo sua validade jurídica e comprovando a entrega dessas mercadorias enviadas.
Vale ressaltar que não é necessária a compra de um sistema para emissão, já que a Secretaria da Fazenda fornece gratuitamente. O DANFE pode ser, no entanto, agregado a um sistema de gestão que porventura a empresa já tenha, aí sim deverá ser feito através do seu fornecedor de software. Desta forma não será necessário cadastrar todos os clientes, transportadoras, motoristas, produtos e serviços necessários para emitir as notas.
A implantação do DANFE é uma medida necessária de garantir o cumprimento da legislação e também a movimentação de mercadorias, já que sobre essa movimentação incidem impostos que as empresas precisam comprovar estar recolhimento, evitando a sonegação e apresentando uma contabilidade limpa e fácil de ser verificada, além de poder mostrar com clareza a situação econômica e financeira da empresa.
Impressão do DANFE
É preciso apresentar o DANFE em papel (a impressão não pode ser em papel jornal), e as dimensões mínimas são 210 x 297 mm (A4), e máxima 230 x 330 mm. Mas se a transação não acontece no estabelecimento, o tamanho do DANFE é inferior a 210 x 297 mm, e é chamado de "DANFE simplificado".
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